Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir: Mitarbeiter:in Verwaltung & Empfang (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit (mind. 30 Stunden/Woche)
Mitarbeiter:in Verwaltung & Empfang (m/w/d)
Umfang
Teilzeit/ Vollzeit
Befristung
ein Jahr (mit Aussicht auf Entfristung)
Mobiles Arbeiten
Beginn
ab sofort
Seit ihrer Gründung 2003 bewegt sich die Hamburg Media School (HMS) im kreativen Spannungsfeld zwischen akademischer Ausbildung, Kunst und Praxis. Hier werden besonders begabte junge Menschen für den Sprung in die künstlerischen, wirtschaftlichen und akademischen Zentren der Digital- und Medienbranche aus- und weitergebildet. Mit ca. 300 Studierenden, 200 Dozierenden und rund 40 festen Mitarbeiter: innen sowie Zusammenarbeit mit renommierten Universitäten wie der Universität Hamburg, TU Hamburg, Leuphana Universität und HFBK, bereitet sie den medienschaffenden Nachwuchs von morgen auf zukunftsweisende Karrieren vor.
Diese Position ist aktuell besetzt und soll im Rahmen einer geordneten Übergabe neu besetzt werden. Eine umfassende Einarbeitung durch die derzeitige Stelleninhaberin ist sichergestellt.
Aufgabenbereich:
Empfang & allgemeine Verwaltung
- Zentraler Empfang
- Betreuung der Telefonzentrale und Bearbeitung allgemeiner Anfragen (per E-Mail, Telefon, Kontaktformular)
- Bearbeitung und Verteilung des Post- und Paketeingangs
- Unterstützung bei Organisation und Koordination interner Abläufe und Termine
Verwaltungs-, Office- und Facility-Management-Support
- Unterstützung im Bereich Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz
- Koordination und Betreuung externer Dienstleister (z. B. Reinigungsfirma, Handwerker, technische Dienstleister)
- Unterstützung bei internen Umzügen und organisatorischen Abläufen innerhalb des Gebäudes
- Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
- Allgemeine administrative Tätigkeiten im Office Management
Wir wünschen uns von Ihnen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrung im Bereich Office Management, Empfang oder Verwaltung von Vorteil
- Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit hoher Serviceorientierung
- Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, gute Englischkenntnisse von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Kenntnisse von Google Workspace von Vorteil
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Eigeninitiative und Organisationstalent
Wir bieten Ihnen:
- Eine strukturierte und fundierte Einarbeitung durch die derzeitige Stelleninhaberin
- Die Möglichkeit, in einer lebendigen Bildungseinrichtung zu arbeiten, die Innovation und Exzellenz schätzt
- Ein freundliches Team und ein angenehmes Arbeitsumfeld
- Die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten und Prozesse aktiv mitzugestalten
- Flexible Arbeitszeiten in Absprache
- Eine zunächst befristete Stelle mit der Option auf eine unbefristete Übernahme
- 100% ige Übernahme des Jobtickets (hvv Deutschlandticket)